Маркировка автозапчастей в системе Честный знак

Маркировка автозапчастей - проще, чем кажется

Система Честный знак - это государственная информационная система для маркировки и прослеживания товаров, в том числе и автозапчастей. Все участники оборота товаров (производители, импортеры, оптовые поставщики и розничные магазины) должны зарегистрироваться в данной системе (у них на сайте) для того, чтобы получить доступ ко всем операциям с маркировкой.

Производитель автозапчастей на территории РФ

Производитель автозапчастей выпускает на территории РФ на своем заводе очередную партию товара и затем для каждой товарной единицы он получает код маркировки в системе Честный знак. Затем он распечатывает эти коды в виде штрихкодов в формате Datamatrix и наклеивает эти штрихкоды на товары. При этом система Честный знак содержит данные о том, на каком товаре, какой код маркировки наклеен. После этого товары считаются введенными в оборот, и собственником данных товаров на этом этапе является сам производитель.

Импортер автозапчастей

В случае с импортером схема работы примерно такая же, как в случае с производителем с той лишь разницей, что импортер не производит запчасти, а ввозит их из заграницы на территорию РФ. Затем он в системе Честный знак также получает коды маркировки и наклеивает их на товары, после чего эти товары считаются введенными в оборот и собственником этих товаров на этом этапе является сам импортер.

Оптовый поставщик автозапчастей

Оптовый поставщик автозапчастей заказывает у производителя или импортера партию нужного ему товара. Оплачивает счет. Производитель (или импортер) отгружают ему купленные товары и формируют документ УПД (универсальный передаточный документ, аналог накладной) в электронном виде, который отправляется через систему электронного документооборота (ЭДО). В этом документе по каждому товару указан код маркировки. Система ЭДО, через которую отправляется документ, автоматически уведомляет Честный знак о том, что конкретные товары перешли в собственность нового владельца. И теперь сам оптовый поставщик является собственником купленных у производителя (импортера) автозапчастей. Товары продолжают находиться в обороте.

Розничный магазин автозапчастей

Розничный магазин автозапчастей заказывает у своего оптового поставщика нужную запчасть. Оплачивает счет. Оптовый поставщик отгружает заказанный товар розничному магазину и формирует УПД точно так же, как было описано выше - через систему ЭДО с указанием кода маркировки, с автоматическим уведомлением Честного знака. И теперь система Честный знак понимает, что такой-то конкретный товар перешел в собственность розничного магазина. Товар по-прежнему остается в обороте.

Затем в розничный магазин пришел конечный покупатель и купил данный товар. Продавец оформил кассовый чек с указанием в этом чеке кода маркировки, который он считал с помощью сканера штрихкода. Чек отправляется в ОФД с последующим автоматическим уведомлением Честного знака о том, что конкретный товар был продан в розницу и таким образом, выведен из оборота.

Вот и вся схема работы с маркировкой. Всё остальное - это уже детали, которые полностью вписываются в описанный выше принцип. Если вы являетесь розничным магазином - вам не нужно заниматься получением кодов и вводом товара в оборот. Покупая товар у своего поставщика, вы просто подписываете УПД со своей стороны и получаете уже промаркированные товары. А при продаже просто формируете чек на своем кассовом аппарате с указанием кода маркировки.

Подавляющее большинство клиентов Docpart - это небольшие розничные магазины автозапчастей. Именно для них мы и приведем краткую инструкцию ниже - о том, как начать работать в системе Честный знак с маркированными автозапчастями.

Несмотря на то, что простой розничный магазин не занимается производством или импортом автозапчастей, а значит, не занимается вводом товаров в оборот, тем не менее, вы все равно являетесь участником оборота маркированных товаров при их розничной продаже своим покупатеям, поэтому вам нужно зарегистрироваться в системе Честный знак. Приведем пошаговый процесс начала работы с маркированными товарами для розничного магазина.

Шаг 1. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) - на ИП или руководителя ООО. Сделать это можно бесплатно в своей инспекции ФНС. Скорее всего, если вы уже какое-то время работаете, как ИП или ООО, то УКЭП у вас уже есть и тогда вы можете пропустить этот шаг и перейти сразу ко второму шагу. Уже имеющуюся УКЭП вы можете использовать не только для сдачи отчетности, но и для работы в системе Честный знак тоже.

Шаг 2. Установите в свой веб-браузер плагин для работы с электронной подписью. Если вы уже работаете с личным кабинетом ФНС, как ИП или ООО, это значит, что необходимый плагин у вас уже установлен и настрое должным образом. Тогда можно переходить к третьему шагу. Если плагина нет, обратитесь либо к нашей техподдержке, либо к специалисту организации, которая сопровождает вас по вопросам 1С, электронной отчетности и т.д.

Шаг 3. Регистрация в системе Честный знак. Зайдите на официальный сайт Честного знака и зарегистрируйтесь в качестве участника оборота товаров. При регистрации, сайт обратится к вашей УКЭП и подтянет нужную информацию из сертификата. При первом входе нужно будет пошагово заполнить всю необходимую информацию. Работа осуществляется в диалоговом режиме, поэтому, что-либо пропустить не получится. После того, как заявка на регистрацию одобрена - мы уже можете работать с маркированными товарами (принимать, продавать, выводить из оборота), по описанному выше принципу.

Платформа для интернет-магазинов автозапчастей Docpart уже давно поддерживает различные дополнительные интеграции с онлайн-кассами для создания чеков по N54-ФЗ. Такие интеграции осуществляются персонально под клиентов через нашу техподдержку на платной основе.

Для работы с маркировкой Честный знак, мы расширили функционал указанных интеграций с ККТ таким образом, чтобы вы могли указывать коды маркировки товаров прямо в фискальный чек - со сканера штрихкода. Зачем это нужно? Когда вы создаете чек с указанием кода маркировки товара в момент его розничной продажи, то ваш ОФД не только уведомляет ФНС о создании самого чека, но и дополнительно уведомляет систему Честный знак о том, что такой-то конкретный товар был продан. После создания такого чека, вы можете удостовериться в ЛК Честного знака в том, что товар указанный чеке выведен из оборота (обновление данных на стороне Честного знака происходит в течение нескольких минут).

В случае, если по каким-то причинам покупатель вернет товар обратно в ваш магазин, всё, что нужно будет сделать - создать чек с признаком "Возврат прихода", указав в нем все те же самые данные, какие были указаны при продаже, включая код маркировки товара. Создав такой чек, ваш ОФД уведомит систему Честный знак о том, что товар возвращен в оборот (отобразится в вашем ЛК в системе Честный знак).

Учитывая написанное, как видите, с началом работы в системе Честный знак, для розничного магазина автозапчастей, практически не добавились лишние операции, кроме сканирования штрихкода сканером в момент продажи или возврата товара.

Сканер штрихкода подключается к вашему компьютеру в магазине. Специалист Docpart при подключении ККТ к вашему сайту, настроит корректную работу с вашей моделью сканера и вы сможете сканировать штрихкоды при создании чека через свою панель управления на самом Docpart.

Что такое разрешительный режим при торговле автозапчастями? Разрешительный режим - автоматическая проверка кассовым программным обеспечением допустимости продажи товара непосредственно прямо перед его продажей. Если точнее, то, проверку осуществляет не сама касса, а то программное обеспечение, которое управляет кассой - в нашем случае, этим программным обеспечением является платформа Docpart.

Разово, на начальном этапе подключения ККТ к вашему интернет-магазину автозапчастей, выполняются следующие действия:

• в своем личном кабинете (ЛК) в системе Честный знак, вы получаете токен для кассы (небольшой символьный ключ)
• наш специалист, при подключении ККТ к вашему сайту, укажет данный токен в настройках, после чего ваш сайт и касса будут работать в разрешительном режиме автоматически

Как работа в разрешительном режиме будет выглядеть для вас, как для продавца. Выше была описана функция указания кода маркировки в кассовом чеке путем его сканирования со штрихкода. Собственно, с добавлением разрешительного режима ничего не меняется, никакие дополнительные действия вам совершать не нужно. Разрешительный режим уже встроен в процесс считывания кода в окне создания чека. Именно в этот момент, сразу после того, как ваш сканер считал код маркировки, наша платформа тут же отправляет запрос в Честный знак и получает ответ о допустимости продажи данного товара. Если напротив товара, в окне создания чека высветилась зеленая метка с галочкой, значит проверка товара в разрешительном режиме успешно прошла и вы можете смело продавать этот товар. Если вдруг Честный знак ответил, что товар продавать нельзя - высветится красный предупреждающий знак и текст с описанием причины (например, товар просрочен или уже был выведен из оборота ранее). В таком случае - нужно отложить товар и попытаться продать такой же, с другим кодом маркировки. А с той запчастью, которая не прошла проверку в разрешительном режиме - нужно потом выяснять и устранять указанную Честным знаком причину.

Как видите, на первый взгляд может показаться сложновато, но, всё работает автоматически, поэтому на практике это не вызывает никаких сложностей, особенно, если настройку подключения ККТ в разрешительном режиме к вашему магазину автозапчастей осуществляют специалисты техподдержки Docpart.

Действия в панели управления Docpart, связанные с маркировкой, рассмотрим на примере простого розничного магазина автозапчастей. Именно такие и являются большинством среди наших клиентов.

Получение автозапчастей от своих оптовых поставщиков

Здесь всё, как было описано выше: вы заказываете товар у своего поставщика. Поставщик, отгружая товар, оформляет УПД через систему ЭДО с указанием кода маркировки каждого поставляемого товара. Подписав данный документ в системе ЭДО со своей стороны, вы таким образом автоматически уведомляете систему Честный знак о том, что теперь вы являетесь собственником указанных товаров. Эти товары отобразятся в ЛК Честного знака. Таким образом, единственное, что вам нужно сделать на данном этапе - это подписать УПД. Никакие другие действия выполнять по маркировке не требуется. Все остальные действия такие же, как и ранее - когда еще не было Честного знака: оплатили товар, получили его от поставщика, разместили у себя на полке в магазине и т.д. Да и такая операция, как подписание УПД тоже не новая, просто теперь это обязательно делается через ЭДО.

Розничная продажа автозапчастей с маркировкой

Торговый процесс автозапчастями на вашем сайте, как и до внедрения маркировки, осуществляется без каких-либо изменений - всё, как раньше: покупатель ищет товар у вас на сайте, делает заказ и оплачивает его, например, прямо через сайт. Вне зависимости от того, откуда был подтянут товар (ваше наличие или API поставщика) - чек в момент оплаты через сайт создается автоматически, без кода маркировки и с признаком "Предоплата 100%" или "Частичная предоплата". Код маркировки в этот момент не указывается, поскольку при оплате через сайт (или же при предоплате под заказ у вас в помещении) еще не известно, какая именно единица товара будет отгружена данному конкретному покупателю. К примеру, у вас (или у вашего поставщика) 5 штук товара. Покупатель, к примеру заказал 2 шт. Естественно, определить конкретный код маркировки станет возможным только в тот момент, когда будет происходить отгрузка товара: вы или кладовщик берет любые 2 единицы данного товара и только в этот момент сканируется штрихкод.

Когда покупатель непосредственно получает товар - вы создаете чек через окно создания чека в панели управления Docpart:

• на странице заказа отмечаете галками те товарные позиции, которые выдаете покупателю
• нажимаете "Создать чек"
• открылось окно создания чека, в котором уже заполнены товарные позиции
• если товар маркированный, а также если товар должен продаваться еще и в разрешительном режиме - должны быть выставлены соответствующие галки
• под товарной позицией маркированного товара в этом окне отображаются строки - отдельная строка для каждой единицы этого товара
• кликните на первую из этих строк - напротив нее начнет мигать индикатор в виде треугольника, означающий ожидание ввода от сканера штрихкода
• возьмите товар и отсканируйте его штрихкод (Честного знака). Если код маркировки корректный и проверка в разрешительном режиме выполнилась корректно - отобразится зеленый индикатор, который означает, что код маркировки для данного товара успешно добавлен в чек, а курсор ожидания ввода от сканера штрихкода переместится к следующей товарной единице. Таким же образом нужно отсканировать все выдаваемые клиенту товары.
• когда данные для чека заполнены нужным образом, все коды маркировки добавлены в чек - нажмите кнопку "Отправить"
• на ваш кассовый аппарат будет отправлена команда на создание чека. Чек будет создан, отправлен в ОФД и Честный знак
• после создания чека при розничной продаже, маркированные товары будут считаться выведенными из оборота (вы это сможете увидеть в ЛК Честного знака через несколько минут)

Возврат маркированных автозапчастей

Если покупатель решил вернуть купленную запчасть, то порядок такой:

• согласовали с покупателем возврат (заявление, проверка самого товара и т.д.)
• покупатель принес товар в магазин
• открываете его заказ в панели управления Docpart, отмечаете галкой ту товарную позицию, по которой происходит возврат, нажимаете "Создать чек" и заполняете параметры в окне создания чека полностью аналогично чеку при розничной продаже, за исключение единственного параметра - в чеке возврата, вместо признака "Приход", нужно выбрать признак "Возврат прихода"
• аналогичным образом, как и в чеке при продаже - сканируете штрихкод на товаре от Честного знака (галка "Разрешительный режим" должна быть снята, т.к. этот режим нужен только при продаже)
• отправляете чек

После этого товар снова введен в оборот. Вы увидите его в ЛК Честного знака через несколько минут. Теперь вы снова можете его продавать.

Продажа маркированных автозапчастей другому ИП или юрлицу

Если вы продаете маркированные автозапчасти оптом, т.е. другому ИП или организации, то при такой продаже товар не выводится из оборота, а передается новому собственнику - покупателю. Провести такую продажу можно двумя способами: при помощи ККТ, а также при помощи УПД.

При помощи УПД это делается так:

• ваш покупатель (ИП или организация) оплатил товар на ваш расчетный счет (использование ККТ в данном случае допустимо, но не обязательно)
• вы отгружаете купленный товар (доставка, самовывоз и т.д.)
• одновременно с отгрузкой товара, через систему ЭДО вы формируете документ УПД, в котором указываете код маркировки отгруженного товара
• ваш покупатель, подписав данный УПД становится собственником купленной у вас запчасти (как уже было описано выше - система ЭДО сама отправит в систему Честный знак информацию о том, что вы передали товар покупателю)

При помощи ККТ это делается так:

• ваш покупатель (ИП или организация) оплачивает товар наличными, корпоративной картой или безналом на Р/С
• при отгрузке товара вы создаете кассовый чек точно также, как и при розничной продаже (см.выше) с той лишь разницей, что вы в чеке указываете ИНН покупателя (в Docpart есть такая функция)
• создание такого чека (с ИНН покупателя) равнозначно УПД, т.е. товар не выводится из оборота, а передается новому владельцу. Оформлять УПД в таком случае уже не нужно

Если у вас еще возникли вопросы по работе с маркировкой автозапчастей - обращайтесь к нашей техподдержке. Мы не только отлично делаем сайты, но и полностью разбираемся в организационных особенностях торговли автозапчастями.